En un mundo empresarial cada vez más competitivo, el Outsourcing de Procesos de Negocio (BPO) se ha convertido en una estrategia clave para aumentar la eficiencia y reducir costos. ¿Pero sabes cómo puede realmente transformar tu negocio? ¿Y cómo puedes seleccionar el proveedor de servicios BPO ideal para tus necesidades? En este artículo, desvelamos los misterios del BPO, exploramos las últimas tendencias en la industria y te proporcionamos una guía paso a paso para elegir el mejor proveedor de servicios BPO. Prepárate para llevar tu negocio al siguiente nivel.
¿Qué es BPO?
El Outsourcing de Procesos de Negocio, más conocido por sus siglas en inglés BPO (Business Process Outsourcing), ha cobrado relevancia en los últimos años. Cada vez más empresas optan por estos servicios con el objetivo de optimizar su operatividad y reducir costos. Esto se logra a menudo mediante la externalización de ciertas operaciones a ubicaciones offshore. Pero,
¿Qué motiva a las empresas a elegir los servicios de BPO?
Beneficios del BPO
Reducción de costos
Algunas tareas que una empresa debe llevar a cabo para mantener su rentabilidad son altamente complejas y, a veces, resulta más sensato contratar a otra firma para que se encargue de ellas. Este puede ser particularmente el caso si la tarea en cuestión no necesita realizarse regularmente.
Además, aunque puede tener sentido contratar a una empresa dentro del país de la firma que subcontrata (porque ahorra dinero), puede ser aún más beneficioso financieramente cuando estos servicios de BPO se adquieren desde el extranjero, ya que sus gastos generales son incluso menores.
Mayor productividad
En países como Chile se puede encontrar mano de obra calificada. Por lo tanto, esta región cuenta con algunos de los mejores BPOs. Últimamente, empresas de BPO de Chile han ayudado a muchas empresas multinacionales en países como Reino Unido, Canadá, Estados Unidos a alcanzar mayor productividad con menores costos. Ya sea para entrada de datos, procesamiento de reclamaciones o servicio de atención al cliente, una empresa de BPO puede ayudar en todo tipo de tareas diarias que consumen tiempo.
Preparación para el BPO
A pesar de los claros beneficios, no todo es tan simple como parece. Se requiere mucha preparación antes de que una empresa pueda contratar servicios de BPO. Esto implica reuniones entre la empresa contratante y el proveedor de BPO, lo cual puede ser costoso y consumir mucho tiempo, especialmente cuando se necesitan traductores, pero hay que tener en cuenta que muchas de las empresas de BPO tienen personal capacitado y con un excelente nivel del idioma ingles para poder comunicarse sin problema con las diferentes aéreas de la empresa contratante.
Además, otro aspecto crucial a tener en cuenta es la confianza requerida antes de que la firma que compra servicios de BPO pueda trabajar con la firma receptora. Permitir que una empresa de fuera de Europa o los EE.UU., por ejemplo, acceda a archivos y bases de datos de un país occidental puede suponer un conjunto de problemas legales y de seguridad.
Pasos para contratar un BPO
Finalmente, si está en la búsqueda de una empresa de BPO, deberá seguir algunos pasos iníciales. Primero, tendrá que explicar sobre su modelo de negocio y procesos para que los profesionales de la empresa puedan asumir la responsabilidad y cumplirla según sus expectativas. Una vez que haya proporcionado la información necesaria, la empresa realizará sesiones de capacitación para que no haya discrepancias y el trabajo se realice sin problemas.
Segundo, tendrá que priorizar las tareas que desea que la empresa maneje. Y, por último, tendrá que elegir los servicios para personalizar un paquete para usted. Tendrá que asegurarse de que la empresa con la que se ha asociado puede ser confiable. Algunas de las cosas que garantizan la credibilidad de un BPO son las certificaciones ISO 9001:2015, años de experiencia y su reputación en el mercado.
En resumen, muchas empresas de Reino Unido, Europa y Estados Unidos optan por utilizar servicios de BPO, ya sea en su propio país o en el extranjero. En la mayoría de los casos, esto puede aumentar las ganancias de manera significativa, convirtiendo la prestación de servicios de BPO en una industria que probablemente crecerá aún más en los próximos años.
Diferentes tipos de servicios BPO
Los servicios BPO cubren una amplia gama de funciones y responsabilidades. Algunos de los más comunes incluyen:
BPO de Front Office
Estos servicios se relacionan con los clientes o el público en general. Incluyen funciones como atención al cliente, soporte técnico y marketing.
BPO de Back Office
Estos servicios se centran en las operaciones internas de la empresa, como procesamiento de datos, facturación, compras, contabilidad y recursos humanos.
Cómo seleccionar un proveedor de servicios BPO
Seleccionar un proveedor de servicios BPO requiere una investigación minuciosa. Aquí hay algunos pasos que te pueden ayudar en este proceso:
1. Definir tus necesidades: Antes de empezar a buscar un proveedor, debes tener claro qué servicios necesitas externalizar y qué esperas obtener de esta relación.
2. Investigación: Haz una lista de posibles proveedores y realiza una investigación exhaustiva sobre cada uno. Considera factores como su experiencia en tu industria, su reputación, y los comentarios de sus clientes anteriores y actuales.
3. Pedir propuestas: Una vez que hayas reducido tu lista, pide a los proveedores seleccionados que presenten propuestas. Estas deberían detallar cómo planean manejar tus necesidades de outsourcing, los costos asociados y los plazos.
4. Revisar contratos: Revisa cuidadosamente los contratos propuestos por los proveedores. Asegúrate de que cubran todos los aspectos necesarios, como los términos de servicio, la duración del contrato, las cláusulas de cancelación y los protocolos de seguridad de los datos.
5. Visita sus instalaciones: Si es posible, visita las instalaciones del proveedor para obtener una mejor idea de su operación y conocer a las personas que estarán a cargo de tus procesos de negocio.
Tendencias actuales y futuras en la industria BPO
Con los avances tecnológicos, el panorama del BPO está cambiando rápidamente. Algunas de las tendencias que se están observando en la industria incluyen:
Automatización de procesos robóticos (RPA)
El RPA utiliza software para automatizar tareas repetitivas y de alto volumen que solían requerir la intervención humana. Esta tendencia está permitiendo a las empresas aumentar su eficiencia y precisión.
Outsourcing de procesos de conocimiento (KPO)
El KPO es una forma de outsourcing donde se delegan tareas que requieren conocimientos especializados y avanzados. Algunos ejemplos incluyen investigación y desarrollo, análisis financiero y servicios jurídicos.
BPO basado en la nube
Con la creciente popularidad de la computación en la nube, muchas empresas están optando por servicios BPO basados en la nube. Esta opción ofrece beneficios como el acceso a tecnología avanzada sin la necesidad de una inversión inicial significativa y la flexibilidad para escalar servicios según sea necesario.
Finalmente, recuerda que el BPO es una decisión estratégica que puede mejorar la eficiencia de tu empresa y liberar recursos valiosos. Sin embargo, para garantizar el éxito, es esencial seleccionar un proveedor de BPO confiable y con experiencia en tu sector.
